Nytt si-ifra-system innført ved UiO

Bilde av rådgiver Ellen Tefre og viserektor Ragnhild Hennum

Universitetet i Oslo har gjort noen spennende grep i 2013 som er verdt å merke seg. I februar etablerte de ordning med studentombud, og 16. september lanserte UiO ny "Si ifra-portal" for studentene. "Vi tar studentene på alvor», sier prosjektleder Ellen Tefre.

UiO har det siste året jobbet med en forenkling av sitt «Si-ifra-system».  Det nye systemet skal gjøre det enkelt for studentene å varsle, klage og gi positive tilbakemeldinger på læringsmiljøet. Bruk av elektronisk sikre nettskjema sammen med tilpasset og synlig nettinformasjon, skal senke terskelen for å si fra.

- Det handlet om at vi trengte et bedre og mer samordnet system for innmelding av varsel og klager på læringsmiljøet. I tillegg ønsket vi ett system som også inkluderte positive innspill. Vi mente å se en underrapportering til LMU i innmeldte klager og varsel. Studenter gjennom Prosjektforum fikk i 2011 oppdrag å teste ut eksisterende klage og avvik system og vår felles varslingsrutine for studenter og ansatte. De fikk ingen føringer for hva de skulle gjøre og valgte å sende ut en testvarsling til store deler av organisasjonen. Testmeldingene skapte gode diskusjoner.  Er det en klage, er det varsel eller avvik? Noen enheter gjorde alt helt riktig og helt etter boka, men mange strevde. Vårt nye elektroniske system er utviklet på bakgrunn av ansattes og studenters innmeldte behov, sier Tefre.

Si-fra systemet er visualisert med et trafikklys. Rød indikerer at det er en varslingssaker, gul er klagesaker i forhold til fysisk og psykososialt læringsmiljø, og grønt lys brukes i saker som gjelder ros og forbedringstiltak. Nettskjemaene i rød linje er kryptert og sikres strengt mot innsyn. UiOs uavhengige enhet for internrevisjon får automatisk kopi av alle røde saker og sluttrapport når saken avsluttes. Dette skal ivareta transparens i de mest alvorlige sakene.

- Vi har i tillegg etablert  Si-fra-mottak som består av 3 personer ved hvert fakultet. Vi har laget felles rutiner for mottaket og saksbehandlerne når det gjelder hvordan ta imot meldingene, vurdering av alvorlighetsgraden, og videre oppfølging av den enkeltes sak, sier hun.

Ellen Tefre opplyser at UiO har gjennomført opplæring av si-fra-mottakene, saksbehandlere og skrankepersonale. Alle i 1.linjen skal vite hva slags type saker som hører hjemme i Si-fra og dermed gi studentene kvalifisert bistand. Det er videre etablert et nettverk av læringsmiljø-kontakter ved universitetet (støttefunksjon) og en faglig bistandsgruppe for rådgivning i de vanskelige sakene.

Er det virkelig mulig å få samlet alt i ett system - all-inclusive? – Vel, både skader på studenter og avvik vil kunne komme inn gjennom Si-fra, men ansatte har i tillegg egne melderutiner når det gjelder dette knyttet til HMS-system. Det samme gjelder drift og vedlikehold av bygninger som vi ønsker at studentene primært skal melde direkte til vår eiendomsavdeling, sier Tefre.

Si-fra er en del av UiOs kvalitetssikringssystem av utdanning. Den enkelte students evaluering av den ordinære undervisning ligger til en annen del av dette kvalitetssystemet.

Hva er de viktigste forskjellene mellom det nye systemet og det gamle? Leder av LMU og studentrepresentant ved UiO Madeleine Sjøbrend, har selv vært involvert i utviklingen av systemet. – Jeg er svært godt fornøyd med at det blir enkelt å melde saker og at informasjonen på nettsidene nå er skrevet i et lettfattelig språk studentene forstår. Det blir kjempespennende å se om dette bidrar til at studentene i større grad melder saker, sier hun.

Ifølge Sjøbrend har LMU ved UiO vært involvert i utviklingen av det nye systemet, og de har fått demonstrert systemet ved flere anledninger. - LMU har vært opptatt av at systemet må være enkelt, lett tilgjengelig og sikkert. Jeg tror Læringsmiljøutvalget nå vil få en god kilde til informasjon om studentenes oppfatning av læringsmiljøet ved UiO. Leder av LMU ga uttrykk for at LMU ser frem til et godt samarbeid med Studentombudet ved UiO, fordi Studentombudet vil få stor autoritet innen arbeidet med læringsmiljøet ved universitetet.

Hvordan gjøres systemet kjent? - Alle studenter får e-post mandag 23. september. Det vil informeres om systemet på universitetets nettsider, via opplenking til lokale Si-fra nettsider, viserektor og prosjektleder skal intervjues av Universitetsavisen og ikke minst vil Rektor blogge om Si-fra, sier Tefre.

Hvilke gode råd vil dere gi til andre læringsmiljøutvalg? - Det er bare å sette i gang. I følge UH-loven skal LMU ha oversikt over klager på læringsmiljøet fra studentene. Institusjonene er ofte så store at uten elektroniske systemer som gjør det enkelt å ta ut rapporter, blir det vanskelig for LMU å fylle sin lovtildelte rolle som vaktbikkje for læringsmiljøet, sier Tefre.

Både Tefre og Sjøbrend er tydelige på at det er svært viktig å involvere studentene hele veien i utviklingsarbeidet. - Det er mulig å lage et godt og sikkert system selv - det er ikke teknisk vanskelig å designe. Utfordringen ligger i å samle de gode kreftene internt, bygge på allerede eksisterende systemer og sette av tid til gode prosesser. Interesserte må bare ta kontakt med meg, avslutter Tefre.