Møteforberedelser LMU

I dette kapitlet har vi samlet informasjon om hvordan møtene kan forberedes, gjennomføres og evalueres på en enkel og hensiktsmessig måte.

Gode forberedelser og effektiv gjennomføring av møtene, bidrar til at det blir mer inspirerende og engasjerende å være representant i LMU. Dersom du skal inneha ledervervet er dette gode tips og triks å ta med seg.

Før møtet

Alle må gis anledning til å forberede seg godt, og innkallingen bør sendes ut senest en uke før møtet. Den må inneholde en saksliste over alle sakene som skal tas opp på møtet. Sakslisten lages på forhånd av leder og LMU-sekretæren, samt en post for eventuelt-saker. Det bør være mulighet for å fremme saker under møtet av de som skal delta, og disse meldes da inn under «eventuelt».

Hvis du vet at du ikke kan delta på møtet, bør forfall meldes tidligst mulig til LMU-sekretæren slik at vararepresentanter kan kalles inn.

Formøter

Formøter i et arbeidsutvalg kan med fordel brukes til å diskutere sakene i forkant, for å unngå unødvendige diskusjoner og misforståelser.

Et annet moment er at det ofte er stor utskiftning av studentrepresentanter i LMU og de fleste vil ha nytte av å gå i gjennom sakene mer i detalj enn kun å lese papirene før møtet. Å avtale et felles formøte for studentene er også en fin måte å samkjøre synspunkter slik at de kan presenteres godt på møtet. Her kan du som studentrepresentant både lære mye selv og bistå andre i å forstå sakene. I tillegg er dette en fin arena for å tenke fritt og komme frem til nye saker som studentene ønsker at LMU skal ta opp eller følge opp.

Gjennomføringen av møtet

Ved gjennomføring av møtet gjelder det å finne frem til en form og en stil som passer utvalgets representanter. For noen kan en formell stil være nyttig, mens en løs og ledig tone kan være best for andre. Det som er viktig er at alle sakene blir gjennomgått på en saklig og respektfull måte og at alle medlemmene får mulighet til å uttale seg.

For å få en god avvikling av møtet bør det på forhånd være avklart både hvem som er møteleder og hvem som skriver referatet. Det er naturlig at møtelederen er den samme som er LMU-leder, og at LMU-sekretæren skriver referat.

Møtet bør starte med å gå gjennom innkalling, slik at de som deltar på møtet kan komme med forslag til endringer og eventuelt-saker. Hvis noen av representantene må gå underveis eller ikke kan delta på hele møtet og/eller holde foredrag, bør man bare tilpasse rekkefølgen på sakene.

I politiske og prinsipielle saker må det gis rom for større diskusjon av saken, gjerne med runde rundt bordet slik at alle representantene får sagt sin mening. Dette styres av møteleder for å få en best mulig orden og sikre at alle blir hørt.

LMU er i utgangspunktet et konsensusorgan. Det innebærer at man blir enige i møtet, at lederen foretar en oppsummering og konklusjon med tanke på referatskrivingen.

Dersom det er uenighet i utvalget om konklusjonen i en sak, kan ofte avstemming være nyttig. Da stemmer alle medlemmene over momentene i saken.

Evaluere møtet

Mange læresteder har god erfaring med å gjennomføre en rask møteevaluering som fast post på slutten av alle LMU-møtene. I praksis innebærer det at man tar en runde rundt bordet på representantenes synspunkter på hvordan møtet har vært. Dette er svært nyttig for å oppklare eventuelle misforståelser, lufte ut negative følelser og kan bidra til å skape et åpent og trygt ytringsklima for alle.